Planification & organisation : qui fait quoi et quand ?
Vérifiez s’il y a un bon plan et sonnez l’alarme s’il n’y en n’a pas
Votre succès dépend de la planification & organisation. Vous devez diviser les tâches et les responsabilités pour votre équipe de projet.
Si vous ne planifiez pas et n’organisez pas, vous risquez de rater des tâches et des délais vitaux. Sans un plan vous ne savez pas comment votre équipe travaille. Qui fait quoi et quand ? Vous devez décider de comment les activités sont orientées pour atteindre votre premier sous-but.
Vous êtes la personne responsable ? Faites-le bien ! Quelqu’un d’autre est-il responsable ? Vérifiez s’il y a un bon plan & une bonne organisation des taches. Si la réponse est ‘non’, donnez des conseils, sonnez l’alarme ou cherchez une porte de sortie !
La Planification & l’organisation sont des processus permanents
Votre projet de communication stratégique commence par la planification. Vous avez une image de ce que vous voulez accomplir. Vous avez besoin d’un schéma global de la programmation des phases de Compréhension, de Conception et d’Exécution.
Cependant, vous ne savez pas encore sur quel sous-but votre projet va se focaliser, avant d’avoir analysé et redéfini le problème. Vous ne connaissez pas encore le rôle que vont jouer vos partenaires jusqu’à ce que vous ayez achevé la phase de Compréhension. Et vous ne connaissez pas encore les objectifs du projet et la nature des moyens et les médias que vous allez utiliser jusqu’à ce que vous ayez réalisé la phase de Conception.
Par conséquent, dans la plupart des cas, vous allez répéter la planification & l’organisation plusieurs fois pendant votre projet de communication stratégique :
- Vous commencez par un schéma grossier des phases de Compréhension, de Conception, d’Exécution et d’Evaluation. Vous formez une équipe de projet avec les membres de votre organisation, divisez les taches et les responsabilités et vous fixez des jalons pour les principales phases.
- Ensuite vous procédez à une organisation & planification détaillées de la phase de Compréhension.
- Après la phase de Compréhension, vous pouvez planifier & organiser la phase de Conception.
- Dès que vous savez quels objectifs et activités concrets sont nécessaires, vous pouvez organiser & planifier la phase d’exécution.
- Vous pouvez planifier & organiser la phase d’Evaluation au même moment et affiner le plan après la phase d’exécution.
Planifier, organiser et budgétiser sont interdépendants
Quand vous êtes en train de budgétiser, vous pourriez trouver qu’il n’y a pas de ressources pour certaines tâches. Cela nécessite un changement de plan. La flexibilité et la créativité sont essentielles pour résoudre ces problèmes.
Vous pouvez soi chercher des fonds supplémentaires et d’autres partenaires– ce qui influence vos délais et votre organisation. Ou vous revoyez vos ambitions à la baisse et identifiez un sous-but ‘moins cher’. Vous pouvez aussi ajuster les objectifs et réaménager les taches. Toutes ces actions influencent la planification & l’organisation.
Conclusion : la planification, l’organisation et la budgétisation sont des processus interdépendants et permanents.
Simona et son équipe avait besoin de deux mois pour les discussions informelles dans les cuisines, les bureaux et le bar local. Ils ont identifié le premier sous-but faisable: élaborer la gestion d’un nouvel événement pour les célébrations du 1er mai en collaboration avec les parties prenantes.