Synchronisation et coordination des efforts: briefer les partenaires
Il est important de briefer vos partenaires. Vous les informez de ce qui suit :
- Le contexte de votre projet
- Votre Grand But et votre sous-but faisable
- Vos objectifs
- Leur déclinaison : résultats, tâches, responsabilités et programmation temporelle
- Les règles et les conditions de travail: Comment les tâches de vos partenaires sont-elles coordonnées, comment les partenaires rendent–ils compte de l’état d’avancement & des résultats
Vous informez brièvement dans la phase de Conception également. Ces informations sont destinées non seulement aux partenaires mais aussi aux consultants et aux agences recrutées pour travailler sur les différents aspects: toutes les personnes qui jouent un rôle dans la préparation et l’exécution de votre projet.
Votre briefing peut faire la réussite ou l’échec de votre projet
Mauvais briefing
Quand votre briefing est mauvais, vos partenaires ont des points de vue différents sur les résultats et les tâches souhaités. Ils ne vont pas travailler en harmonie ; leurs tâches ne vont pas se renforcer mutuellement.
Les solutions improvisées à des problèmes imprévus ne contribueront pas à votre sous-but. Au contraire, vos partenaires vont s’éloigner les uns des autres. Ils vont travailler dans différentes directions.
Bon briefing
Quand votre briefing est bien fait, vos partenaires comprennent la mission de votre projet. Ils vont travailler en harmonie pour le réaliser. Ils présument que vous avez fait un bon travail d’organisation & de planification.
La compréhension de la mission de votre projet donne une base et une flexibilité pour des réponses aux problèmes imprévus car ils arrivent toujours.
Etant donné que vos partenaires et vous savez où vous voulez aller, vous n’allez pas travailler dans différentes directions –ou même pire : prendre des directions opposées- quand vous devez improviser en cours de route.