Phase 3 : Exécution : planifier & organiser et briefer les partenaires

Planifier & organiser

Etape 1 : Faites une programmation approximative de l’ensemble de votre projet

Estimez le temps dont vous aurez besoin pour les phases de Compréhension, de Conception et d’Exécution avant de commencer votre projet de communication stratégique. Mettez en place une équipe du projet avec les membres de votre organisation. Divisez les taches et les responsabilités et fixez des jalons approximatifs pour les principales phases.

Vous allez adapter ce plan après les phases de Compréhension et de Conception. Cela est évident parce qu’au départ, vous ne savez pas encore ce que vous allez faire si c’est le modèle de communication stratégique de Frogleaps que vous utilisez. La planification & l’organisation sont un processus permanent. Mais vous ne voulez pas commencer en donnant ‘carte blanche’ complètement.

L’équipe du projet ne doit pas non plus être définitive quand vous démarrez. Après tout, vous ne savez pas de quelles capacités vous aurez besoin jusqu’à ce que vous finissiez la phase de Conception.

Etape 2 : Organiser & planifier la phase de Compréhension

Faites la liste des objectifs, des tâches et décidez de qui fait quoi. Mettez-vous d’accord sur les responsabilités, la coordination et la communication dans cette phase.

Etape 3 : Organiser & planifier la phase de Conception

Décidez de comment vous allez engager vos parties prenantes et planifiez & organisez la phase de Conception après l’achèvement de la phase de Compréhension.

Etape 4 : Planifier & organiser la phase d’Exécution

Ensuite, planifiez & organisez la phase d’Exécution sur la base des objectifs. Faites la liste des activités et des tâches. Planifiez & organisez la phase d’Evaluation en même temps de sorte à identifier les données et les informations que vous devrez collecter et mesurer pendant la phase d’Exécution.

Etape 5 : Affiner le plan de la phase d’Evaluation

Après la phase d’Exécution, il est temps d’évaluer. Affinez le plan et analysez les résultats.

Faites le bond de la grenouille !

Vous avez maintenant un plan de communication Stratégique pour réaliser votre premier sous-but. Il est temps de briefer les partenaires !

Briefer les partenaires

Etape 1 : Rédigez votre briefing

• Contexte de l’attribution : situation actuelle, votre Grand But, le sous-but faisable du projet, les publics cibles, la stratégie, les objectifs du projet
• Objectifs de l’attribution du partenaire ou agence
• Tâches & résultats souhaités
• Timing ou chronogramme
• Règles et conditions de travail: comment les taches des partenaires et des agences sont-elles coordonnées, comment les partenaires et les agences rendent-ils compte des progrès & résultats
• Budget
• Comment la tâche sera-t-elle évaluée

Etape 2 : Présenter et discuter de votre briefing lors de réunions face à face

Posez des questions pour vérifier si tout est compris. Laissez vos partenaires et les agences décrire votre briefing dans leurs propres mots pendant ces réunions. Vous allez savoir si vous êtes sur la même longueur d’ondes.

Etape 3 : Laissez vos partenaires et les agences mettre leur attribution sur papier

Laissez-les de préférence la présenter face à face également. Vérifiez s’ils ont réellement compris votre mission et leur attribution. Affinez et adaptez en cas de besoin.

Faites le bond de la grenouille !

Vous avez maintenant briefé votre équipe de projet et obtenu que tous les efforts soient concentrés et conformes à votre sous-but. Il est temps d’exécuter votre plan et de communiquer !